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La connaissance est centrale pour toute entreprise. Elle est la pierre angulaire, à la fois pour le positionnement dans le marché et pour la pérennité de l’entreprise, quelle qu’en soit sa nature. C’est aussi et avant tout une histoire d’hommes et de femmes. Il faut donc faire une priorité de la transmettre et de créer le terreau fertile pour la faire croître.
Il existe de nombreuses manières de la valoriser. Dans cet article, nous en développerons un levier : la mise en place d’un outil de Knowledge management (gestion des connaissances).
Objectifs
Les outils de gestion d’expertise permettent de
- Centraliser le contenu
- Rendre l’information accessible à tous
- Éviter les silos d’informations
- Améliorer la collaboration
- Maintenir le flux de communication
Sélection de l’outil
Nombreux sont les outils de gestion des compétences sur le marché. Ils peuvent être off-the-shelf ou faits sur mesure.
L’expérience utilisateur et leur facilité d’accès sont importantes, par exemple, ils peuvent être intégrés à l’intranet ou non. Certains sont accessibles au plus grand nombre dans l’entreprise, d’autres non.
Mais la sécurité est toujours primordiale, pour des raisons évidentes.
Fonctionnalités
Quelques fonctionnalités classiques sont :
- Cartographie des expertises
- Répertoire d’experts
- Gestion d’équipes projets : création d’équipes projet, gestion agile de squads et tribus
- Gestion de contenu: base de données de connaissances, recherche, statistiques et analyses
- Animation de communautés d’experts: proposition de mise en relation d’experts, support de réunions à thème, système de « badges experts »
- Information et formation: création de nouvelles personnalisées, propositions de formations (en synchronisation avec outil de LMS), optimisation de présences aux conférences et du retour post-conférences
- Outil de recherche: taxonomie sophistiquee
Gérer le changement et ancrer l’usage
Implémenter un outil de gestion des connaissances n’est rien si la communication et la gestion du changement ne sont pas pris en compte. Il s’agit ici d’ancrer l’usage. Il est d’usage d’avoir un administrateur fonctionnel de l’outil.
Pour conclure, les outils de Knowledge management permettent de professionnaliser la gestion des connaissances, et en particulier de pérenniser la connaissance dans l’entreprise.